Wenn man bei Heidelpay eine Monatsabrechnung beantragt hat, bekommt man eine PDF-Datei "Abrechnung" mit dem Gesamtumsatz der jeweiligen Abrechnungsperiode und eine dazugehörige .csv-Datei.
(Die .csv-Datei bekommt man allerdings nur wenn man das extra beantragt und kostet monatlich 4,90,- pro Bezahlmethode - Im Artikel "Eigene .csv-Datei aus dem Hip generieren" erklären wir, wie man sich aus seinem Hip diese Listen selbst generieren lassen kann und warum das für den ein oder anderen sinnvoller ist)
In dieser .csv-Datei werden alle Bestellunge aufgezählt, so auch nicht erfolgreiche oder jene die zwar von Heidelpay als erfolgreich markiert worden sind, aber evtl. noch nicht bezahlt wurden oder wo der Kunde auf Rechnung gekauft hat und die Bezahlung noch aussteht.
In dieser Datei gibt es zwei Spalten die für die Buchhaltung sehr relevant sind:
- "Type" -> In dieser Spalte stehen Kürzel die eine Bestellung umschreiben.
-- RC
--> Hier hat ein erfolgreicher Geldtransfer stattgefunden und ist in der Gesamtsumme der Abrechnungs-PDF-Datei mit ausgewiesen. D.h. nur Zeilen mit dieser Bezeichnung sind für die Buchhaltung in dieser Abrechnungsperiode relevant.
-- PA
--> Hier hat eine Bestellung stattgefunden die vom System und Heidelpay registriert wurde. Allerdings hat hier noch keine Bonitätsprüfung stattgefunden.
-- Fi
--> Das ist eine Finalisierte Bestellung bei der eine Bonitätsprüfung stattgefunden hat und i.d.R. die Bestellung auch schon verschickt wurde. Hier hat allerdings noch keine Geldtransfer stattgefunden.
--> Beispielt: Rechnungskauf
- "Result" -> In dieser Spalte steht ob eine Bestellung überhaupt erfolgreich im System gelandet ist
-- ACK
--> Bestellung wurde erfolgreich an Heidelpay übertragen (bedeutet nicht, das die Bestellung schon eine erfolgreiche Bonitätsprüfung o.s. hatte).
-- NOK
--> Bestellung wurde gar nicht erst von Heidelpay erfasst.
---> Z.B. Falsche Formatierung der Adresse etc.
Für die Buchhaltung: Um auf dieselbe Gesamtsumme wie in der PDF-Datei "Abrechnung" zu kommen, müssen alle Werte aus der Excel-Tabelle die mit der TXN-Bezeichnung "RC" deklariert sind, zusammengerechnet werden.
